Premio Meno Carta Più Valore

Veneto ESCAPE

Arsenàl.IT - Centro Veneto Ricerca e Innovazione per la Sanità Digitale
(indicare la denominazione completa del soggetto proponente, ad esempio: Comune di Roma, Provincia di Milano, ASL Roma A etc.)

Sanità

Ufficio tecnico

X SSN

X in corso di realizzazione

X c) dematerializzazione dei flussi documentali

Veneto ESCAPE è un servizio promosso dalla Regione del Veneto e dal Ministero per la Pubblica Amministrazione e Innovazione, che consentirà a tutti i 5 milioni di cittadini veneti di consultare e scaricare i propri referti direttamente sul proprio computer, senza doversi spostare da casa o dal proprio luogo di lavoro per ritirarli allo sportello delle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere. Veneto ESCAPE, coordinato da Arsenàl.IT, Centro Veneto Ricerca e Innovazione per la Sanità Digitale, è partito nel 2009 e ha l’obiettivo di estendere in tutte le aziende venete e standardizzare laddove già presente, la gestione digitale dell’intero ciclo di firma, certificazione, archiviazione, distribuzione, estrazione e conservazione dei referti informatici, lasciando inalterata la loro validità legale.
(fornire una sintetica descrizione del progetto)

Il Sistema Informativo Socio Sanitario della Regione del Veneto, in linea con il piano e-Gov 2012, individua tra i risultati da perseguire il miglioramento dei propri livelli di efficacia e funzionalità a supporto dei cittadini e degli operatori sanitari, ma anche dei livelli di efficienza ed economicità del sistema complessivo. Con particolare riferimento all’informatizzazione della gestione documentale per gli operatori di settore e per i pazienti/cittadini, riveste una centrale importanza la diffusione strutturata dei servizi che si intendono erogare. La situazione all’inizio del 2009 della diffusione dei servizi di gestione documentale informatizzata nelle aziende sanitarie del Veneto mostrava che il 43% delle aziende non faceva ancora uso della firma digitale, di Registration Authority e della Certification Authority (RA/CA), il 30% distribuiva internamente ed esternamente i referti di laboratorio prodotti senza rispondere agli standard e alle codifiche di riferimento, e solo il 26% delle aziende aveva attivato un sistema di archiviazione e conservazione legale dei referti digitali. A seguito di tale situazione la Regione del Veneto, grazie all’approvazione del CNIPA della riusabilità dell’iniziativa a catalogo, ha deciso di riusare la soluzione ESCAPE, sviluppata dall’ULSS 9 Treviso, estendendo l’implementazione dei servizi offerti a tutte le aziende sanitarie ed ospedaliere e assegnando il coordinamento di progetto ad Arsenàl.IT per garantire la creazione di un sistema complessivo standardizzato e interoperabile.
(indicare sinteticamente il problema affrontato dal progetto)

Il progetto si articola su macro scala in due fasi:
- La prima di realizzazione di 18 mesi durante la quale è previsto lo svolgimento di attività quali la progettazione delle architetture applicative e infrastrutturali, il project management, l’acquisizione e il potenziamento dei sistemi necessari, l’analisi dei processi in atto, il porting e la personalizzazione della soluzione, il trasferimento di know how, le attività di info-formazione sulla soluzione progettuale.
- La seconda fase, chiamata di esercizio dura 12 mesi e prevede lo svolgimento di tutte quelle attività di raccolta e l’analisi dei dati, manutenzione e conduzione dei lavori a regime e infine la parte di promozione e comunicazione del progetto.
(descrivere sinteticamente le fasi di realizzazione del progetto)

Il processo d’introduzione e di gestione del workflow documentale che il progetto porterà a regime entro il 2012 prevede in primo luogo di mettere a punto in ogni singola realtà aziendale, attraverso la creazione di una Registration Authority locale, la gestione dell’identità digitale dell’operatore con la distribuzione massiva di smartcard con a bordo certificati di firma ed autenticazione per permettere il controllo del processo fin dalla fase iniziale. Una volta che il documento clinico è creato a piena validità legale e secondo gli standard di riferimento, viene archiviato nella maggior parte dei casi, in un sistema di archiviazione documentale aziendale trasversale a tutti i dipartimentali; da qui inizia il percorso di distribuzione interna/esterna da un lato e quello di conservazione dall’altro. Il processo di distribuzione interna prevede la possibilità, attraverso un’interfaccia di visualizzazione o direttamente in cartella clinica di reparto, di consultare il referto digitale creato, mentre il processo esterno, poggiandosi su un’architettura federata di repository e registry provinciali permette, attraverso il portale della propria azienda sanitaria, potenzialmente di scaricare da parte dell’utente i referti prodotti in qualsiasi azienda del territorio Veneto.
(descrivere il processo di gestione dei fascicoli/processi/procedimenti in seguito alla introduzione del workflow documentale)

Il fatto che la soluzione ESCAPE sia stata implementata, messa a regime e testata dall’ULSS n. 9 in passato, permette di avere a disposizione importanti dati di utilizzo e di risparmio economico proiettabili sull’intera Regione.

Risparmio per il cittadino
L’impatto economico del servizio sulla collettività è calcolabile sul costo opportunità del tempo risparmiato per il ritiro del referto da parte del paziente o dai suoi familiari. Tale costo viene stimato in 12 € per ogni referto (il calcolo si basa sui costi dei mezzi di trasporto - pubblici e privati - di parcheggio e del tempo medio del cittadino per viaggio e attesa allo sportello; Fonte: “Progetto ESCAPE - Elementi per la valutazione del progetto. Rapporto finale di ricerca”, CeRGAS, Università Bocconi, 2003). Si stima, rapportando tale costo al numero complessivo di referti esterni prodotti nel contesto regionale un risparmio per i cittadini veneti di circa 72.000.000 € in un anno.

Risparmio per le aziende
L’ente cedente ha sostenuto per ESCAPE costi per 500 mila euro in quattro anni, con risparmi quantificabili nell'ordine di 637 mila euro di cui: 100mila euro derivanti da terapie mirate, riduzione di giornate di degenza ed esami urgenti; 42 mila euro da risparmi di attrezzature e materiali; 15 mila euro di recupero spazi adibiti all'archiviazione stabile. A questi risparmi si aggiungono ulteriori possibili economie (o miglioramento dei servizi) per 480 mila euro conseguibili grazie al reimpiego di 12 unità di personale. Veneto ESCAPE, estensione del progetto a tutta la Regione, permette di ottenere risparmi per 7.790.000 € in quattro anni pari al 3,7% dello scostamento dalla frontiera efficiente della Regione Veneto (la frontiera efficiente definisce per ogni livello di sovra spesa, rispetto allo standard, il livello di qualità che dovrebbe essere assicurato). Fonte: «Il mondo della salute tra governance federale e fabbisogni infrastrutturali», Intesa Sanpaolo e Fondazione CERM, ottobre 2010.
(indicare i risparmi attesi/conseguiti, in relazione allo stato di realizzazione del progetto, anche eventualmente in termini di carta risparmiata, risorse liberate etc.)

Il progetto comporta numerosi cambiamenti nei processi aziendali. L’innovazione tecnologica introdotta genera una drastica riduzione delle fasi di processo (- 50%). Le attività manuali infatti, sono quasi completamente eliminate con notevole risparmio di tempo dedicato (- 23%) e risorse umane (- 12%). Sono inoltre abbattuti tutti i tempi di stazionamento del referto tra una fase e l’altra del processo (- 97%). Le risorse umane coinvolte a tempo pieno nel processo di gestione dei referti sono ridotte (- 19%). Un’ulteriore ricaduta è rappresentata da una maggiore tutela della privacy, grazie ad un minor numero di profili professionali (- 50%) che hanno accesso al referto firmato digitalmente. L’archiviazione ottica consente un risparmio dei metri cubi (- 99%) precedentemente impiegati per l’archiviazione cartacea.
Ne consegue che le aziende possono godere dei seguenti benefici:
- miglioramento delle prestazioni nei servizi all’utente;
- miglioramento dell’immagine dell’ente;
- miglioramento della disponibilità di informazioni in termini di qualità, integrazione e tempestività;
- maggiore rapidità/efficacia nel processi operativi;
- risparmi dovuti ad una riduzione dei tempi di degenza.
Inoltre la gestione digitale, in termini di benefici aziendali non monetizzabili, può ad esempio contribuire a ridurre i frequenti errori che si verificano durante lo smistamento dei referti (si attestano attualmente intorno al 10%) e a semplificare così i relativi processi amministrativi che si attivano per l’accertamento di errori.
Infine, si può apprezzare un impatto dell’innovazione sui tempi di refertazione, con punte di diminuzione fino al 61,3% delle fasi intercorrenti tra richiesta e ricezione del referto per gli esami di laboratorio urgenti.
Veneto ESCAPE è già realtà presso 11 delle 23 Aziende Sanitarie ed Ospedaliere della Regione Veneto (ove si registra una percentuale di scarico dei referti media del 70%), ed in fase di attivazione in altre 7 aziende. Il progetto sarà completato su tutto il territorio regionale entro giugno 2012.
(indicare i principali risultati attesi/conseguiti in termini di efficienza, miglioramento organizzativo, gestione procedurale etc.)

Gli ostacoli relativi alla messa a punto di un processo di riuso in sanità riguardano in generale l’introduzione e l’implementazione di nuovi servizi da attivare, la riorganizzazione del flusso di lavoro, la reingegnerizzazione dei processi aziendali, l’integrazione con gli altri sistemi aziendali (LIS, CUP e Cartelle cliniche), la strutturazione e la stesura di linee guida e documentazione organizzata in base alle esigenze implementative e di sviluppo di ogni azienda coinvolta: struttura modulare, introduzione di standard documentali e di codifica comuni a tutte le aziende, ricontestualizzazione della soluzione nelle realtà sanitarie già esistenti.
Nello specifico si tratta di affrontare e gestire criticità tecnologiche ma soprattutto organizzative riguardanti:
- l’introduzione e la gestione di un ufficio di RA: emissione e controllo dei certificati di firma ed autenticazione;
- la gestione del flusso digitale dei referti prodotti;
- la gestione del consenso secondo la normativa vigente: informativa e policies aziendali;
- l’avviamento e la gestione di un flusso digitale di distribuzione dei referti prodotti;
- l’implementazione di un sistema di conservazione a piena validità legale.
(indicare eventuali ostacoli affrontati nella realizzazione del progetto, dal punto di vista normativo, tecnologico, regolamentare, procedurale)

L’obiettivo finale del progetto è quello di dematerializzare la grande mole di documenti sanitari a validità legale in tutte le aziende sanitarie della Regione Veneto, in primis i referti dei dipartimenti diagnostici con lo scopo da un lato, di gestire digitalmente l’intero ciclo di firma, certificazione, archiviazione, distribuzione, estrazione e conservazione dei referti informatici, dall’altro di migliorare il servizio reso al cittadino utilizzando varie tipologie di distribuzione, indipendentemente dal luogo di effettuazione degli esami e pochi istanti dopo la loro validazione.
Il processo di dematerializzazione e di digitalizzazione dei referti è anche alla base della costruzione del Fascicolo Sanitario Paziente, obiettivo del Piano di E - Gov 2012 e del Ministero della Salute.
Gli obiettivi generali di natura sistemistica si identificano nei servizi da riusare ed aggiornare:
- l’implementazione e l’utilizzo della firma digitale, l’archiviazione di documenti digitali, la gestione dei referti interni;
- la distribuzione degli stessi al cittadino e sul territorio;
- la conservazione dei documenti digitali;
- la diffusione di codifiche e standard documentali;
- la valutazione dell’impatto sociale, economico/organizzativo e ambientale della soluzione in tutte le aziende della Regione.
(descrivere sinteticamente la soluzione adottata sotto il profilo tecnologico, normativo, regolamentare, procedurale)

La soluzione rispetta a pieno titolo la normativa vigente.
(indicare suggerimenti per agevolare e semplificare l'introduzione di processi di dematerializzazione)

Ipotizzando di poter estendere in modo analogo le stime economiche su scala nazionale, a fronte di un investimento complessivo di circa 500 milioni di euro in quattro anni (2009-2012) si stima si possano ottenere economie per 417 milioni euro annui pari all'83% della spesa complessiva (Fonte: «Il mondo della salute tra governance federale e fabbisogni infrastrutturali», Intesa Sanpaolo e Fondazione CERM, ottobre 2010).
(utilizzare questo campo per note ed osservazioni aggiuntive)