I finalisti

PARTE 1: ANAGRAFICA
Dematerializzazione processi amministrativi
Comune di Reggio Emilia
(indicare la denominazione completa del soggetto proponente, ad esempio: Comune di Roma, Provincia di Milano, ASL Roma A etc.)
Direzione Generale
UOC Appalti Contratti
Responsabili del progetto
Dirigente
Mauro
Bonaretti
mauro.bonaretti [at] municipio.re.it
Referente
Rita Enrica
Montanari
enrica.montanari [at] municipio.re.it
SEZIONE E CATEGORIA DI CONCORSO
Sezione di concorso:
X PA locale
Stato del progetto:
X realizzato
Il progetto riguarda:
X c) dematerializzazione dei flussi documentali
SCHEDA C) DEMATERIALIZZAZIONE
Il progetto “GareSenzaCarta-CarbonFree” nasce dall’esigenza di semplificazione e razionalizzazione nei processi delle gare d’appalto dei rapporti tra stazione appaltante e concorrenti/utenti, con riduzione di tempi, oneri amministrativi, costi e di efficace utilizzo delle risorse umane. Tale progetto rientra nell’ambito delle Politiche di innovazione dei servizi digitali per i cittadini e le imprese del Comune di Reggio Emilia.
L’idea è di implementare la semplificazione e la standardizzazione delle procedure amministrative attraverso la trasposizione di tutte le fasi di una gara d’appalto, tradizionale cartacea, nel pieno rispetto del rigoroso dettato normativo del codice dei contratti pubblici, D.Lgs. 163/2006 s.m.i. su una piattaforma web, che crea un ambiente di lavoro virtuale condiviso dalla stazione appaltante e dai concorrenti, salvaguardando tutti i principi fondanti il processo di gara e la sicurezza dei dati dalla segretezza delle offerte alla par condicio dei concorrenti, dalla trasparenza del processo alla tutela della privacy, utilizzando PEC e firma digitale.
Gli attori – stazione appaltante ovvero Comune e Commissione di gara e concorrenti ovvero i rappresentanti legali delle società partecipanti - opereranno su una scrivania virtuale (il computer) su cui compariranno step e scadenze da seguire per l’espletamento della gara, senza che ciò vincoli o determini alcuna delle azioni/decisioni dei soggetti coinvolti nel processo di gara.
Il sistema “GareSenzaCarta” è stato creato ponendo particolare attenzione sia all’usabilità, caratteristica importante di un sistema web, sia all’utilizzo di strumenti informatici di libero accesso, legalmente riconosciuti, quali la PEC e firma digitale. L’utente/concorrente troverà sulla sua “scrivania virtuale” l’agenda organizzata dalla stazione appaltante per ogni processo di gara, con scadenze ed adempimenti per partecipare. Il sistema è dotato di “allert” automatici, che informano il concorrente del suo stato relativamente ad una procedura di gara, in modo da rendere un servizio di “memo”/segreteria” sulle scadenze.
Il sistema è stato progettato da un partner privato, CREDEMTEL s.p.a., azienda leader nell’ambito del Corporate Banking Interbancario, che offre proprio per la specificità della sua attività la garanzia di ottenere ottimi livelli di sicurezza e privacy.
I punti cardine del sistema:
- trasparenza assoluta dei passaggi di gara;
- controlli puntuali su tempi e dati del bando;
- sicurezza dei dati veicolati nelle gare (cripting dei documenti);
- eliminazione del cartaceo (firma digitale dei documenti);
- comunicazioni via web Comune/Impresa automatizzate e gestite tramite PEC.
Altro elemento qualificante riguarda l’archiviazione dei fascicoli di gara. Eliminando i documenti cartacei, con la conservazione digitale si produrranno dei risparmi sia in termini di costi (gli archivi cartacei sono molto onerosi) sia in termini di spazi da gestire.
Il progetto “GareSenzaCarta-CarbonFree” nasce, altresì, quale buona pratica per il rispetto dell’ambiente, attraverso:
- azzeramento dei consumi di carta;
- azzeramento dei consumi di toner per stampanti o fotocopiatrici;
- forte riduzione dei consumi di carburante necessari per spostamenti;
- azzeramento della produzione di rifiuti;
- riduzione dei consumi di energia.
Per questo è stato elaborato da INDACA s.r.l., azienda specializzata in materia, un sistema di calcolo per un percorso di “carbon neutrality”, che prevede un processo di azzaramento di consumo di CO2, qualificando il “processo di gara verde” con l’acquisto di crediti di riforestazione per compensare il consumo residuo di CO2 del processo di gara digitalizzato. L’idea è di certificare i “processi amministrativi verdi”, ampliando così il concetto più usuale di “acquisto verde”.
Il progetto “GareSenzaCarta-CarbonFree” persegue i seguenti obiettivi specifici:
- semplificare e standardizzare le procedure di gara e il dialogo tra pubblica amministrazione e imprese;
- garantire la massima trasparenza, accessibilità e leggibilità delle procedure amministrative;
- ridurre gli oneri amministrativi per le imprese;
- avvicinare la Pubblica Amministrazione alle esigenze delle imprese;
- concretizzare un risparmio di risorse economiche, umane e di tempo per la Pubblica Amministrazione e le imprese, con conseguente accrescimento dell’efficacia ed efficienza e recupero di produttività (si stima una riduzione fino all’80% dei tempi e fino al 90% dei costi);
- limitare l’emissioni di Co2 generando benefici per l’ambiente, attraverso la “non produzione” e quindi il “non smaltimento” di materiali cartacei;
- neutralizzare-compensare le emissioni residue (molto limitate) di CO2 generate dalle procedure gestite con “GareSenzaCarta”, aderendo a progetti di acquisto crediti per la riforestazione di parchi;
- indurre/educare a comportamenti ecocompatibili sia i dipendenti pubblici sia i cittadini/utenti.
(fornire una sintetica descrizione del progetto)
La gestione delle procedure di gare ad evidenza pubblica di servizi forniture e lavori pubblici del Comune di Reggio Emilia mediamente coinvolgeva all’anno 800 aziende che presenziano ai sopralluoghi e 500 che presentano offerta. Ciò comportava un notevole sforzo di tipo organizzativo e gestionale dei tempi di lavoro e delle risorse umane.
Pertanto a partire dal 2008/2009 il Comune di Reggio Emilia ha avviato un percorso di condivisione con le Associazioni di Categoria del mondo imprenditoriale locale di strategie di semplificazione dei rapporti concorrente-stazione appaltante e riduzione degli oneri amministrativi a carico delle imprese partecipanti.
E’ stato proposto ai concorrenti un questionario sui costi e tempi dedicati alla predisposizione e partecipazione alle gare d’appalto. Inoltre, in un’ottica di implementazione di un sistema di procedura di gara on line, è stata svolta l’indagine sulla conoscenza degli strumenti informatici PEC e firma digitale. Ne è emerso che delle 100 aziende (provenienti da diverse parti d’Italia) che hanno risposto al questionario:
- il 60% circa conosceva PEC e firma digitale;
- il 50% possedeva casella di PEC;
- il 30% possedeva firma digitale.
Nessuna utilizzava queste strumentazioni, se non per la presentazione dei Bilanci.
Da qui la necessità di fare cultura per indurre gli utenti ad un facile e comune utilizzo della PEC e firma digitale, per arrivare alla concreta dematerializzazione dell’azione amministrativa.
Si è poi avviata una fase di contestualizzazione del progetto con le Associazioni di categoria, declinando tempi e fasi della sperimentazione e l’ambito di applicazione del sistema. Il sistema verrà utilizzato in una prima fase per le procedure negoziate (ad invito) per l’affidamento di appalti di lavori pubblici, dopo adeguata alfabetizzazione e informazione sulla nuovo codice della digitalizzazione della PA, CAD e sugli strumenti da utilizzare e sull’archiviazione digitale e sostitutiva.
A partire da dicembre 2010 sono stati organizzati incontri finalizzati all’obiettivo di fare “cultura” su questi nuovi strumenti e servizi digitali. Il Comune, quindi, ha coinvolto le Casse Edili locali interessate alla diffusione dell’utilizzo della PEC per l’invio telematico dei DURC. Con le Casse Edili verranno organizzati incontri rivolti ad imprese edili. L’iniziativa ha ottenuto il Patrocinio della Regione Emilia, nell’ambito del suo progetto “Dematerializzazione del DURC”.
Il Comune ha aderito, anche ad un’iniziativa organizzata da IFOA, Istituto Formazione Operatori Aziendali, finanziata con fondi europei, che ha coinvolto e coinvolgerà altre categorie di imprese. L’obiettivo è di raggiungere il più alto numero di partecipanti.
Sotto il profilo ambientale è necessario quantificare il consumo di Co2 di una gara tradizionale cartacea ed di una gara esperita con il sistema “GareSenzaCarta”, per poter neutralizzare-compensare le emissioni residue (molto limitate) di CO2 generate dalle procedure gestite con “GareSenzaCarta”. Con l’adesione a progetti per la riforestazione di parchi e con l’acquisto di crediti di riforestazione si potranno certificare i processi di gara come “processi amministrativi verdi” con un marchio appositamente creato che qualifica il processo “carbon free”.
Il Comune di Reggio Emilia ha provveduto a dotarsi di strumenti per la conservazione sostitutiva dei documenti di gara della Regione Emilia Romagna, in ossequio della normativa vingente in materia.
(indicare sinteticamente il problema affrontato dal progetto)
Fasi del progetto:
- 2008/2009: percorso partecipato con le Associazioni di categoria per la contestualizzazione delle reciproche esigenze ed individuazione di strategie idonee per la soluzione delle criticità emerse;
- 2010: individuazione del soggetto che ha progettato il software e stipula del contratto di sponsorizzazione tecnica ove lo sponsor, azienda operante nel settore dei servizi telematici, mette a disposizione dello sponsee Comune di Reggio Emilia, il suo sistema per una fase di sperimentazione e coadiuva il Comune nell’informazione agli utenti sugli strumenti da utilizzare;
- 2010: individuazione del soggetto che ha elaborato il sistema di calcolo per un percorso di “carbon neutrality” e stipula del contratto di sponsorizzazione tecnica;
- 2010: presentazione alle Associazioni di categoria del progetto “GareSenzaCarta-CarbonFree” e contestualizzazione del percorso di sperimentazione, con loro individuazione di imprese per sperimentare processi di gara virtuali;
- 2010/2011: percorsi formativi informativi alle imprese del territorio;
- 2011: entrata in regime del sistema garesenzacarta.
La fase di sperimentazione ha avuto esito positivo in termini di gradimento da parte delle imprese, che hanno riscontrato gli obiettivi di usabilità e risparmio di tempo e risorse.
(descrivere sinteticamente le fasi di realizzazione del progetto)
Il nuovo sistema prevede per una prima fase di applicazione per le sole procedure negoziate (ad invito) di lavori pubblici, per arrivare alla digitalizzazione di tutti i processi di gara.
Il sistema “GareSenzaCarta” non nasce come database o gestionale, è uno strumento informatico che virtualizza le azioni del processo di gara, creando un ambiente di lavoro virtuale sia per la stazione appaltante sia per il concorrente, che dialogano in sicurezza.
GareSenzaCarta è infatti una soluzione studiata ad hoc per il mondo delle gare di appalto e prevede la possbilità di conservare sostitutivamente gli atti di gara. Il sistema gestisce in sintesi
per la procedura negoziata:
- dalla fase della spedizione della lettera d’invito alla stipula del contratto sottoscritto con firma digitale;
- dalla presa visione degli elaborati all’invio del plico contente l’offerta;
- dalla seduta di gara alla aggiudicazione definitiva;
- contratto firmato digitalmente temporalizzando tutte le fasi e le azioni del processo di gara sia parte PA sia parte concorrente.
E’ utilizzabile anche per procedure più complesse che prevedono la pubblicazione del bando di gara.
Gli attori - stazione appaltante ovvero Comune e Commissione di gara e concorrenti ovvero i rappresentanti legali delle società partecipanti – eleboreranno i propri documenti di gara come in una gara tradizionale cartacea e, dopo averli firmati/incriptati con firma digitale, li caricheranno sul sistema, compressi in un unico archivio “zip”. Tutte le operazioni sono facilmente guidate.
Un marcatore temporale permette al sistema di “blindare” fasi delicate sotto il profilo giuridico come la scadenza della presentazione delle offerte, garantendo la massima sicurezza della ricezione dei plichi. Allo stesso modo sono mappate tutte le scadenze proprie del processo di gara.
La conservazione digitale permetterà di gestire on line anche l’accesso agli atti di gara. Pur non nascendo con questa funzione i dati registrati nella piattaforma possono comunque essere resi in termini di reportistica ed essere rielaborati per indagini statistiche. Inoltre il sistema è compatibile ed integrabile con i gestionale - database in uso per il monitoraggio degli interventi di lavori pubblici e degli apporvigionamenti dell’ente.
La soluzione contempla la gestione di documenti (es. buste di offerta) soggetti a vincoli di segretezza dettati dalla normativa in materia da un lato e ad un pericolo reale di compromissione da parte di terzi dall'altro. Per questo motivo si è utilizzata la cifratura a chiave asimmetrica integrata al browser dell'utente tramite componenti sviluppati ad-hoc in tecnologia open source. In questo modo sui server, sviluppati da un'azienda operante nel settore dei servizi telematici, non sono mai presenti file riservati non criptati. La PA detiene la chiave di accesso a tali dati inserita nella smart card del responsabile di gara. Il sistema GareSenzaCarta utilizza la firma digitale e la cifratura/decifratura dei documenti utilizzando l’algoritmo a chiave asimmetrica RSA.
Il sistema, inoltre, integra ed automatizza il più possibile l'utilizzo della firma digitale e della PEC.
(descrivere il processo di gestione dei fascicoli/processi/procedimenti in seguito alla introduzione del workflow documentale)
Il risparmio che caratterizza il progetto “GareSenzaCarta-CarbonFree” è un totale azzeramento di consumo di carta. Pertanto i fascicoli di gara verranno archiviati digitalmente, con un importante risparmio dei costi e spazi degli archivi cartacei e semplificazione della logistica.
Con il “GareSenzaCarta-CarbonFree” è stato, poi, elaborato un foglio di calcolo per quantificare il consumo di CO2 sia di procedure di gara tradizionali con carta sia di procedure svolte con il sistema “GareSenzaCarta “. L’analisi si basa sul considerare i beni materiali di maggior consumo nel processo di gara carta, toner, carburanti per spostamenti, energia elettrica per ogni fase di gara.
I risultati dell’analisi del consumo di CO2, che tiene conto di consumo di, sono molto significativi:
- procedura aperta tradizionali con carta: consumo di CO2 Kg 4.628;
- procedura aperta sistema “GareSenzaCarta”: consumo di CO2 Kg 129;
- procedura negoziata tradizionale con carta: consumo di CO2 Kg 250;
- procedura negoziata sistema “GareSenzaCarta”: consumo di CO2 Kg 12.

(Per completezza si possono fornire i dati della ricerca)

Sono attesi anche significativi risparmi in termini di tempi sia per la stazione appaltante sia per il concorrente; verranno elaborati apposite schede di rilevazione per monitorare i risultati.
Risparmi sono attesi anche per la conservazione digitale.
(indicare i risparmi attesi/conseguiti, in relazione allo stato di realizzazione del progetto, anche eventualmente in termini di carta risparmiata, risorse liberate etc.)
Con il sistema “GareSenzaCarta” si intendono conseguire la dematerializzazione del processo di gara in particolare:
- semplificazione e uniformità nelle modalità di approccio con la stazione appaltante da parte di imprese partecipanti;
- massima trasparenza nei processi di gara, con un controllo sulle fasi ed azioni di gara registrate con marcatura temporale;
- rendere un servizio all’utenza dei concorrenti.
Tra i più significativi risulatati conseguiti si evidenzia la sintonia tra PA e impresa nella condivisione di percorsi che facilitano la via della semplificazione della burocrazia amministrativa dei processi di gara, attraverso la collaborazione pubblico – privato a trovare soluzioni tecniche alle problematiche affrontate (contratti di sponsorizzazione), e l’ascolto delle esigenze del mondo imprenditoriale e il dialogo costante.
(indicare i principali risultati attesi/conseguiti in termini di efficienza, miglioramento organizzativo, gestione procedurale etc.)
Ostacoli affrontati:
Nella fase di sperimentazione la problematica emersa è stata la non conoscenza degli strumenti da parte delle imprese partecipanti. E’ stato l’unico elemento di difficoltà per l’utilizzo del sistema.
(indicare eventuali ostacoli affrontati nella realizzazione del progetto, dal punto di vista normativo, tecnologico, regolamentare, procedurale)
Il problema della conoscenza è stato risolto con i percorsi di informazione organizzati dal Comune di Reggio Emilia.
Lo sforzo del Comune è stato molto apprezzato dal mondo imprenditoriale.
(descrivere sinteticamente la soluzione adottata sotto il profilo tecnologico, normativo, regolamentare, procedurale)
Con le ultime modifiche del CAD, D. lgs. 82/2005 s.m.i., è stato dato un buon impulso alla conoscenza e all'utilizzo dela PEC e della firma digitale. Permangono tuttavia alcune perplessità in materia di conservazione sostitutiva, che meritano riflessione ed approfondimento.
(indicare suggerimenti per agevolare e semplificare l'introduzione di processi di dematerializzazione)
Fondamentale per il successo del progetto “GareSenzaCarta-CarbonFree” è stata la condivisione dell’innovazione con i futuri fruitori del servizio, l’Ente pubblico che fa “cultura” sui temi trattati mettendosi a disposizione delle imprese.
Si parla di “cultura” nell’accezione più ampia del termine della conoscenza. L’esperienza maturata in questi anni dal Comune di Reggio Emilia con l’ascolto, la condivisione, l’elaborazione del questionario, la sperimentazione del sistema conferma che la cultura e conoscenza degli strumenti sono il sale del successo dell’innovazione amministrativa. Più che mai puntuale quindi una Pubblica Amministrazione che in questo momento di carenza di risorse oltre che a dare soluzioni a problemi, è a disposizione per formare ed alfabetizzare l’utenza.
Si sono messe in campo sinergie pubblico-private per arrivare ad obiettivi comuni di semplificazione.
Il progetto “GareSenzaCarta-CarbonFree” comprende non solo il tema fondamentale dell’innovazione nella PA della dematerializzazione dei processi amministrativi, ma anche il far partecipare attivamente i cittadini-utenti, nel caso le imprese concorrenti, al processo di sburocratizzazione dell’azione amministrativa. Il processo descritto conclude toccando i temi ambientali ed inducendo il cittadino a comportamenti ecosostenibili.
Il progetto complessivo “GareSenzaCarta-CarbonFree” può essere replicato in altri ambiti oltre a quello delle gare d’appalto e per altri processi che prevedano flussi documentali da e per l’Ente pubblico.
Slogan: “Aiutami a semplificarti la vita, adotta l’innovazione”.
(utilizzare questo campo per note ed osservazioni aggiuntive)